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为了推动机关涉密文件办理作业规范化、准则化、科学化,进步涉密文件处理作业的功率和质量,结合作业实践,制定本准则。
一、收文。收到上级或其他部分发来的文件后要实施签收手续,签收人应注明收到的详细时刻,书写其文件的全称。签收后要仔细核对信封号码、件数,开拆后要仔细核对文件的文号、件数与发文通知单是否相符,如有过失,应立即向有关部分反映,文件拆封应由文件办理人员或指定的人员担任,其他人员无权拆封。对注有领导同志“亲收”字样的函件,应由领导同志自己或指定的专人拆封。收文后要仔细填写收文挂号簿,将来文单位文件标题、文号、密级、份数、收到时刻等内容挂号清楚。
二、发文。分发上级来文和本单位构成的文件,要依据文件的内容和领导的指示定见确认文件分发规模。下发的文件要仔细实施文件、发文通知单、信封“三对照”,避免错发、漏发。外送的文件要在信封上加盖密级章。绝密文件要独自装封,封口处加贴“密封条”或加盖“密封”章。宣布的文件由收发员挂号后发放,收文单位签收,或由邮电局机要通讯宣布,禁绝捎带,不发挂号,更不得发平信。当日的文件要当日送完,不得积压或延误。
三、办文。文管人员依据领导的批办定见,仔细处理。在处理过程中,要注意掌握好每一个环节,交办有手续,回收有刊出。做到及时、不拖、不压、不误。对领导指示的查处件,要及时查看处理状况,树立催办记载,并定时向领导陈述。
四、传阅。依照上级有关规则和领导指示定见进行传阅,不得恣意扩展阅览规模。阅览文件要在办公室或阅文室内进行。传阅的文件要放在文件夹内,夹内要有目录、编号,以便查对。禁绝从夹内抽文件,不得横传或倒手转借。阅文人不在时,传阅夹要放入抽屉内落锁,禁绝堆积在办公桌上。
五、借阅。借阅文件要通过赞同,严厉借阅手续,期限退回。如需延伸使用时刻,须处理续借手续。外单位借阅文件,要持有介绍信,并契合阅文规则。借阅的文件要挂号,偿还后要及时刊出。
六、复印。不经赞同,不得随意复印上级文件和领导同志的说话。确因作业需要有必要复印时,要经发文机关赞同。要严厉挂号、办理准则,对复印的文件、材料,应与正式文件相同对待,仔细办妥分发手续,准时清退,不得丢失。
七、办理。涉密文件要存放在铁制橱内分类放置,常常清点核对。一月一整理,一季一核对,做到文件和挂号相符。如发现缺少,应及时查找。领导人参与上级会议带回的文件,要及时交文管人员挂号、保密。
八、清退。对下发的文件,要依照上级规则,仔细安排清退。每年要在上半年把清退作业完结。清退中缺少的文件要仔细安排查找。的确查找不到的要追究责任,落实到人,并作出恰当处理。
九、毁掉。各级党委、政府、各部分禁止私自毁掉涉密文件,毁掉涉密件要通过上级保密办理部分、本单位领导审阅赞同后方可毁掉。禁止向废品收购部分和摊贩出售内部文件、刊物和材料。
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